Modelo administrativo (página 2)

9. Gerencia De Consecución Del
ProyectoUn subconjunto de la gerencia de proyecto que incluye
los procesos requeridos para adquirir mercancías y los
servicios para lograr alcance del exterior de la
organización de ejecución. Consiste
en:Planeamiento de la
consecución: determinación qué
procurar y cuando. Planeamiento de la
solicitación: documentando requisitos del
producto e identificar fuentes
potenciales.Solicitación: citas, ofertas,
ofertas como apropiado.Elección de la
fuente: el elegir entre de vendedores
potencialesAdministración del contrato: manejo de
la relación con el vendedorLiquidación del
contrato: la terminación y el establecimiento del
contrato, incluyendo la resolución de cualesquiera abren
artículos.La afirmación de que la gerencia es
responsable del éxito o el fracaso de un negocio nos dice
por qué necesitamos una gerencia, pero no nos indica
cuándo ella es requerida. Siempre que algunos individuos
formen un grupo, el cual, por definición, consiste de
más de una persona, y tal grupo tiene un objetivo, se hace
necesario, para el grupo, trabajar unidos a fin de lograr dicho
objetivo.Los integrantes del grupo deben subordinar, hasta cierto
punto, sus deseos individuales para alcanzar las metas del grupo,
y la gerencia debe proveer liderato, dirección y
coordinación de esfuerzos para la acción del
grupo.De esta manera, la cuestión cuándo se
contesta al establecer que la gerencia es requerida siempre que
haya un grupo de individuos con objetivos
determinados.

Fases de la Gerencia de
proyecto

1.
PLANIFICACIÓN PRE-CONSTRUCCIÓN Una clara
visión, enfoque y dirección es esencial en un
proyecto exitoso. El primer paso es formar parte de su Equipo y
entrevistarnos con su alta gerencia para hacer propios su
filosofía, objetivos y metas corporativas; así como
establecer que sus presupuestos y cronograma de trabajo se
ajusten al plan de negocio. Estas reuniones son clave, ya que
definen los parámetros bajo los cuales se medirá el
éxito del proyecto. La planificación de
pre-construcción permite un análisis lógico
y ordenado sus necesidades físicas y cuál es la
óptima configuración y metodología del
trabajo requerido.Adicional al análisis físico para
nuevas construcciones o remodelaciones, se realiza un profundo
análisis de la zonificación, normas municipales,
permisos necesarios, estructura impositiva, aspectos laborales, y
otros costos blandos que puedan influir en el presupuesto, que
son revisados minuciosamente.

2.
DISEÑOEl 80% de los costos duros se definen en el
primer 30% del la fase de diseño. Debido a que el
potencial para lograr ahorros disminuye sustancialmente posterior
a esta etapa, es importante contar con la experticia de su equipo
CBB en las primeras etapas del proyecto. Ayudaríamos a
aclararles a los profesionales proyectistas tales como
arquitectos, ingenieros, constructores y proveedores todas las
especificaciones y requerimientos para lograr óptimos
resultados. Sobre diseñar agrega costos y una
especificación pobre aumentará costos de
operación y obligará a efectuar gastos imprevistos
en mejoras. Investigaremos, analizaremos, recomendaremos y
haremos seguimiento a los profesionales y contratistas aprobados
para asegurar el fiel cumplimiento a sus compromisos
contractuales. Mantenemos actualizado una base de costos para
asegurarnos que los presupuestos de proyecto se estarán
cumpliendo. Elaboraremos proyecciones y estimaciones de costos de
operación y mantenimiento predictivo para las
instalaciones en su posterior fase de
operación.

3.
REVISIÓN DE PRESUPUESTOSLa coordinación del
proceso de diseño asegura que las especificaciones y
planos de construcción están completos,
garantizando que los presupuestos incluirán todas las
partidas esperadas. Planos inexactos, falta de detalles, e
instrucciones deficientes a los contratistas licitantes
resultarán en aumentos de obra sustanciales o posiblemente
la sustitución de materiales de baja calidad por los
contratistas.El equipo CBB prepara un paquete completo de
licitación con instrucciones precisas, la
metodología de construcción y los cronogramas de
tiempo esperados. Antes de proceder a invitar las empresas a
licitar Usted estaría totalmente informado de las
diferentes maneras que existen de solicitar propuestas y
cómo influyen en los objetivos del proyecto. Precio
Máximo Garantizado, Suma Global Modificada, Llave en Mano,
Administración Delegada o Fast Track, entre otros, son
métodos de solicitud de propuesta que serían
analizados para limitar y controlar los posibles ajustes de los
costos de construcción.

4.
NEGOCIACIÓNCuando se reciben las diferentes
cotizaciones, el equipo CBB efectúa comparaciones manzanas
con manzanas tomando muy en cuenta los aspectos que cada
contratista excluye de su cotización. Se preparan
entrevistas con cada contratista para analizar partida por
partida el contenido de su propuesta y solicitar las revisiones
si así fuera necesario. El Equipo recomendaría a
usted el contratista que a su juicio es el más apropiado
para llevar a cabo la tarea, para posteriormente iniciar las
negociaciones contractuales. CBB revisaría y
prepararía contratos que por experiencia han sido exitosos
en estos casos, reduciendo la carga de abogados externos quienes
solo tendrían que revisar y modificar documentos ya
pre-elaborados. Los contratos incluyen protección contra
daños, penalidades por incumplimientos, cláusulas
de incentivo y procedimientos de pago, cierre de obra y
modificaciones.

5.
MONITOREO DE LA CONSTRUCCIÓNCon el equipo de gerencia
CBB estructurado, se efectúan las revisiones finales de
seguros, fianzas, seguridad física y permisos en la obra.
Durante el proceso se desarrollará una actividad continua
e intensa de control de calidad, control de costos y control de
avance cierto. Por medio de una constante presencia en la obra y
reuniones de coordinación periódicas estableceremos
estrictas normas de reporte para todos los involucrados.
Presentaremos reportes ejecutivos y detallados en diferentes
formatos para su revisión y control.

6.
CIERREUn aspecto vital que es comúnmente olvidado es
el cierre del proyecto. Esta actividad asegura que las
instalaciones quedan operativas, listas para abrir al
público, de acuerdo a las metas corporativas previstas. El
equipo CBB prueba todos los equipos y todos los sistemas haciendo
entrega de las instalaciones al equipo que va a operar las
instalaciones. CBB reúne todas las garantías y
manuales de operación e instruye al personal en modos
eficiente de operación de sus nuevas instalaciones.
Aseguramos que las revisiones y lista de chequeo se
efectúa en el momento apropiado para asegurar que usted
recibe una instalación funcionando y con la
información técnica necesaria para su futura
operación y mantenimiento. Llevamos a cabo una auditoria
del proyecto como parte de nuestro programa de Calidad Total para
conciliar costos y para efectuar las críticas de
procedimientos que puedan mejorar futuras instalaciones
similares. Sugeriremos un programa de mantenimiento, predictivo y
preventivo para asegurar estabilidad en sus costos de
operación y mantener las instalaciones en un óptimo
estado de funcionamiento de tal manera que el mantenimiento no
interfiera con la actividad medular de su empresa.Asistiremos en
el proceso de mudanza en todas sus etapas; asegurando que la
puesta en marcha de las oficinas se lleve a cabo sin mayores
tropiezos o incomodidad. Esta es una etapa crítica que
requiere de intensa supervisión para poder finalizar los
proyectos con gran éxito.

Gerente por
proyectos

La gestión de proyectos, muchas
veces, es responsabilidad de un solo individuo. Este individuo
raramente participa de manera directa en las actividades que
producen el resultado final. En vez de eso se esfuerza por
mantener el progreso y la interacción mutua productiva de
las varias partes de manera que el riesgo general de fracasar se
disminuya. Un gerente de proyectos es muchas veces un
representante del cliente y debe determinar e implementar las
necesidades exactas del cliente, basándose en su
conocimiento de la firma que representa. La habilidad de adaptar
los múltiples procedimientos internos de la parte
contratante y la forma de estrechar los lazos con los
representantes seleccionados es esencial para asegurar que los
objetivos clave de costo, tiempo, calidad y, sobre todo,
satisfacción al cliente, se hagan realidad.Sin importar el
campo, un gerente de proyectos exitoso debe ser capaz de
visualizar el proyecto completo de principio a fin y tener la
habilidad de asegurar que esa visión se haga
realidad.Cualquier tipo de producto o servicio – edificios,
vehículos, productos electrónicos, software de
computadora, servicios financieros, etc. – puede ser supervisado
en su implementación por el gerente de proyectos y su
operación por el gerente de producto.Seguir
leyendo· Asegurar la alineación de objetivos entre
todos los Involucrados (Stakeholders).· Construir la
credibilidad del Equipo del Proyecto.· Desarrollar
relaciones intra y extra organización
(Networking).· Anticiparse a los problemas.·
Comunicar la existencia y el avance del proyecto.· Pedir
feedback acerca del desempeño del proyecto. ·
Proveer dirección y liderazgo al Equipo del
Proyecto.· Fomentar, controlar y asegurar la calidad de
los entregables.· Crear una cultura de colaboración
y de compartir conocimientos.¿Cuáles son las
características de liderazgo en un gerente de
proyecto?· Habilidad Para Definir Una
Visión Y Transmitirla: ¿Cuál es el
Escenario B que busca nuestro proyecto? ¿Cómo
llegamos a él?· Habilidad Para
Motivar: ¿Cómo hacer para que los
accionistas del proyecto se MUEVAN hacia el escenario B?
· Rebeldía hacia el status quo:
¿Por qué el escenario A es bueno? ¿Por
qué nos conformamos, porque no queremos cambiar?
· Persistencia y a veces terquedad: un
problema en el camino no significa parar el proyecto. Seguir el
objetivo original, pegarse al plan, cumplirlo. Convivencia con la
incertidumbre y el riesgo: nunca se da el 100% de las condiciones
que queríamos para nuestro proyecto. Siempre hay algo que
no es ideal, siempre hay un riesgo, siempre hay algo
imperfecto.

Creación de una atmósfera de
colaboración: creatividad, tormenta de ideas,
resolución de problemas, jugar en equipo: 2 + 2 =
5.Flexibilidad: nunca se sigue al 100% el plan
original. Siempre hay desvíos, hay que ser
flexible.Adaptabilidad: el escenario cambia, las
reglas de juego cambian día a día. Convivir con el
cambio, adaptarse al nuevo medio ambiente del
proyecto.

Autor:

Claudys Marcano